オフィスの仕事効率化という観点からみると、書類の整理は重要な要素です。ここでは、書類整理の極意を伝授します。目的の情報が書かれた書類をすぐに取り出せるように、ファイルの整理をすることがキーポイントとなります。
必要な書類のみをファイルに保管することは、効率的なオフィス環境を築く上で基本中の基本です。新しい書類が手に入ったら、古いものとすぐに入れ替える癖をつけましょう。最新情報が配布されることで古い情報の価値は下がります。そのため、不要になった書類は適宜、処分することが重要です。
古い書類を処分する際の抵抗感は、保管ボックスや専用のファイルを活用することで解消されます。保管する書類ごとに明確な保存期間を設けることが、整理整頓を保つ秘訣です。自分なりのルールを設けて実践することで、いつまでも不要な書類が残り続ける心配から解放されます。
使用後の書類に関しても、不要になったら即座に処分することが重要です。顧客情報などの守秘義務が伴う書類は特に注意が必要で、独立したファイルに保管し、必要なくなったら迅速に返却・破棄します。これにより、信頼関係を保ちつつ、万が一のリスクを避けることができます。
さて、不要な書類を処分した後は、次に整理されたファイルをどう管理するかが問題です。ここで紹介する3つのコツを実践することで、より効率的なファイル管理が可能となります。
まず、すべてのファイルには見出しや通し番号を付けます。進行中の企画などの状況変化に応じて、ファイルを整理しておくと、必要な情報がすぐに見つかります。次に、ファイルは立てて収納すること。これにより、書類が探しやすくなるだけでなく、場所の確保もしやすくなります。最後に、収納スペースはいつも70％の利用を心がけます。これにより、必要な書類が増えても、収納スペースに余裕を持たせることができます。
最終的には、これらの小さなポイントが積み重なって、より快適で生産的なオフィス環境を作り出すことにつながります。書類整理は単なる日常業務ではなく、効率的な情報管理と快適な職場作りへの第一歩となるのです。
