オフィス移転は書類の整理という大きな課題が待ち構えています。多くの企業では、書類削減の取り組みが十分に進まず、保管すべき書類と廃棄すべき書類の区分が明確でないために、重要な文書の誤廃棄や紛失といったリスクに直面しています。さらには、時間の制約から「とりあえず倉庫へ」という選択をしてしまいがちですが、これは後々の運用を考えると非効率的でコストもかさむため、避けるべき行動と言えるでしょう。
それでは、オフィス移転における書類の整理をどのように進めればよいのでしょうか。まずは、廃棄ルールの策定から始めます。どの書類を保持し、どの書類を廃棄するかの基準を設けることが重要です。これには、文書管理規定だけでなく、各部門の具体的な業務内容に基づいた基準が求められます。
次に、保管ルールを定めます。これは書類のライフサイクルに応じた保管場所の割り当てと、主管部門の明確化が鍵となります。活用頻度の高い文書は執務室内に「保管」し、使用頻度が落ちた文書は執務室外に「保存」するなど、場所を明確にすることで、必要な書類を迅速に取り出せる体制を整えることができます。
また、電子化ルールの策定も欠かせません。ペーパーレス化の推進は、テレワークの普及とも相まって、今や多くの企業が目指すところです。電子化は書類の廃棄に直結するだけでなく、リモートアクセスによる情報共有を可能にします。そのためには、電子化する書類の基準を明確にし、電子化作業の流れを計画的に進めることが求められます。
書類の仕分けや廃棄は、ルールに基づいて各部門で行われますが、このプロセスはトップダウンで進めることが成功の秘訣です。経営層が方針を示し、各部門がそれに従って行動することで、効率的な文書削減が実現されます。
オフィス移転は、文書管理を見直し、ワークスタイルを革新する契機です。適切な計画とルール作りによって、スムーズな移転と、効率的な文書管理体制の構築を目指しましょう。
